DACH · GoBD & Compliance

GoBD-konform archivieren — Was Unternehmen in DACH beachten müssen

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind für deutsche Unternehmen verbindlich. Auch in Österreich und der Schweiz existieren vergleichbare Regelwerke. QR-Docs hilft KMU in der gesamten DACH-Region, diese Anforderungen zu erfüllen.

Was sind die GoBD?

Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland. Sie definieren, wie elektronische Dokumente erstellt, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden müssen — mit besonderem Fokus auf Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.

Die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick

• Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nach Fertigstellung nicht mehr geändert werden
• Vollständigkeit: Alle relevanten Unterlagen müssen erfasst werden
• Ordnung: Dokumente müssen systematisch abgelegt sein
• Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung muss protokolliert werden
• Zeitgerechtigkeit: Buchungen müssen zeitnah erfolgen
• Aufbewahrungsfristen: 6–10 Jahre je nach Dokumententyp

Vergleich: GoBD, UGB und GeBüV

Während in Deutschland die GoBD gelten, schreibt das österreichische Unternehmensgesetzbuch (UGB) ähnliche Anforderungen vor. In der Schweiz regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) im Rahmen des OR die digitale Archivierung. Allen drei Regelwerken gemeinsam ist die Forderung nach Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit — genau das, was QR-Docs durch SHA-256-Versiegelung gewährleistet.

So erfüllt QR-Docs die GoBD

Jedes mit QR-Docs erstellte Protokoll wird unmittelbar nach dem Ausfüllen mit einem kryptografischen SHA-256-Hash versiegelt. Dieser Hash ist einzigartig — selbst eine minimale Änderung am Dokument würde einen völlig anderen Hash erzeugen. Das macht Manipulationen sofort sichtbar und macht QR-Docs zu einer GoBD-konformen Lösung für die praktische Dokumentation im Tagesgeschäft.

Betriebsprüfung — gut vorbereitet

Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist die Vorlage GoBD-konformer Unterlagen entscheidend. Mit QR-Docs können Sie jeden Nachweis in Sekunden abrufen — als PDF-Export oder per direktem Link, der die Integrität des Dokuments bestätigt.