E-Rechnung & ZUGFeRD

ZUGFeRD Rechnung — das Hybridformat für den B2B-Alltag

ZUGFeRD verbindet das Beste aus beiden Welten: Ein normales, für Menschen lesbares PDF und eine eingebettete, maschinenlesbare XML-Datei. Das Hybridformat ist ideal für KMU im B2B-Bereich, die die E-Rechnung-Pflicht erfüllen wollen, ohne ihren Empfängern technische Hürden zuzumuten.

ZUGFeRD — das Hybridformat erklärt

ZUGFeRD ist seit 2014 auf dem Markt und wurde seitdem mehrfach überarbeitet. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 basiert vollständig auf der EU-Norm EN 16931 und ist rechtlich gleichwertig mit einer XRechnung. Der entscheidende Unterschied: Die Datei sieht aus wie ein normales PDF — und ist trotzdem eine vollwertige E-Rechnung.

Technisch gesehen ist ZUGFeRD eine PDF/A-3-Datei. Das PDF/A-Format ist für die Langzeitarchivierung ausgelegt und stellt sicher, dass das Dokument auch in 20 Jahren noch korrekt angezeigt werden kann. Die eingebettete XML-Datei (im CII-Format) enthält alle Rechnungsdaten maschinenlesbar.

Übersicht der ZUGFeRD-Profile

• Minimum: Enthält nur die absoluten Basis-Metadaten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag). Eignet sich nur für interne Zwecke, nicht für den Rechnungsversand.
• Basic WL: Alle Kopfdaten, aber keine einzelnen Positionen. Für Rechnungen ohne detaillierte Positionsliste.
• Basic: Vollständige Positionsdaten, aber reduzierter Funktionsumfang. Geeignet für einfache Handelsrechnungen.
• EN16931: Vollständiger Datensatz nach EU-Norm. Dies ist das Mindestprofil für die gesetzliche E-Rechnung-Pflicht ab 2025.
• Extended: Enthält nationale Erweiterungen für spezifische Anforderungen (z.B. Bauleistungen nach § 13b UStG).

ZUGFeRD mit QR-Docs erstellen

QR-Docs unterstützt alle ZUGFeRD-Profile und wählt automatisch das richtige Profil basierend auf Ihren Rechnungsdaten. Sie füllen ein einfaches Formular aus, QR-Docs generiert die konforme PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML und validiert sie gegen die offiziellen Schematron-Regeln.

Zusätzlich wird jede ZUGFeRD-Rechnung mit SHA-256 versiegelt: Der Hash belegt, dass das Dokument seit der Erstellung nicht verändert wurde — und erfüllt damit die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit.

Wer profitiert von ZUGFeRD?

• KMU die an Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen Rechnungen stellen
• Dienstleister, die Rechnungen per E-Mail versenden möchten
• Unternehmen, deren Kunden XRechnung (noch) nicht verarbeiten können
• Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister für ihre Mandanten
• Unternehmen, die eine einfache Einführung ohne großen IT-Aufwand suchen

FAQ: ZUGFeRD Rechnung

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfänger kann die Rechnung wie ein normales PDF lesen oder die XML-Daten maschinell verarbeiten. ZUGFeRD basiert auf der EU-Norm EN 16931.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung — für Menschen nicht ohne Viewer lesbar. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, also für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar. Für Rechnungen an öffentliche Behörden wird XRechnung verlangt. Für den allgemeinen B2B-Bereich ist ZUGFeRD oft praktischer, weil Empfänger kein Spezial-Tool benötigen.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD kennt fünf Profile mit unterschiedlichem Detailgrad: Minimum (nur Basis-Metadaten), Basic WL (ohne Positionsdaten), Basic (mit Positionen), EN16931 (vollständiger Datensatz nach EU-Norm) und Extended (nationale Erweiterungen). Für die gesetzliche E-Rechnung-Pflicht ab 2025 ist mindestens das EN16931-Profil erforderlich. QR-Docs unterstützt alle Profile.

Wann sollte ich ZUGFeRD statt XRechnung verwenden?

ZUGFeRD ist empfehlenswert, wenn Sie Rechnungen an private Unternehmen (B2B) stellen und der Empfänger die Rechnung auch visuell prüfen möchte. Es ist auch besser geeignet, wenn Sie noch nicht sicher sind, ob der Empfänger XRechnung verarbeiten kann. Für Rechnungen an öffentliche Stellen (Bund, Länder, Kommunen) ist hingegen XRechnung Pflicht.

Ist ZUGFeRD GoBD-konform?

Ja, eine korrekt erstellte ZUGFeRD-Rechnung im PDF/A-3-Format ist GoBD-konform, sofern sie unveränderbar archiviert wird. QR-Docs versiegelt jede ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich mit SHA-256 und archiviert sie revisionssicher für 10 Jahre — damit erfüllen Sie alle GoBD-Anforderungen automatisch.