E-Rechnung & XRechnung

XRechnung erstellen — die vollständige Anleitung 2025

XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Seit November 2020 ist sie für Bundesbehörden verpflichtend, viele Bundesländer und Kommunen ziehen nach. QR-Docs hilft Ihnen, konforme XRechnungen ohne XML-Kenntnisse zu erstellen — automatisch, validiert und GoBD-sicher.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist eine deutsche Umsetzung der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931. Die Datei liegt im XML-Format vor — entweder als UBL (Universal Business Language) oder als CII (Cross Industry Invoice). Beide Varianten werden von QR-Docs unterstützt und automatisch auf Konformität geprüft.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält eine XRechnung keine visuelle Darstellung. Sie wird ausschließlich von Maschinen gelesen. Für den Empfänger bedeutet das: Die Daten werden direkt in die Buchhaltungssoftware importiert, ohne manuelle Eingabe. Das spart Zeit und reduziert Fehler erheblich.

XRechnung Schritt für Schritt erstellen

1. Empfänger-Leitweg-ID erfragen: Bei Rechnungen an öffentliche Stellen benötigen Sie die Leitweg-ID der Rechnungseingangsstelle. Diese erhalten Sie vom Auftraggeber oder aus dem Bestelldokument.
2. In QR-Docs einloggen: Öffnen Sie den E-Rechnung-Bereich und wählen Sie "XRechnung erstellen".
3. Pflichtfelder ausfüllen: Rechnungsdaten, Empfänger, Positionen, Steuern und Zahlungsdetails eintragen. QR-Docs markiert fehlende Pflichtfelder in Echtzeit.
4. Validierung: Klicken Sie auf "Validieren" — QR-Docs prüft gegen den offiziellen KoSIT-Validator und meldet eventuelle Fehler.
5. Versiegeln & Exportieren: Die Rechnung wird mit SHA-256 versiegelt und als XML-Datei exportiert. Optional direkte Übermittlung über PEPPOL.
6. Archivierung: Alle XRechnungen werden automatisch GoBD-konform für 10 Jahre archiviert.

Häufige Fehler bei XRechnungen

• Fehlende oder falsche Leitweg-ID beim öffentlichen Auftraggeber
• Falscher Steuercode (z.B. S statt Z für steuerfreie Umsätze)
• Fehlende USt-IdNr. beim Auftragnehmer
• Inkorrekte Datumsformate (ISO 8601 erforderlich: YYYY-MM-DD)
• Rechnungsbeträge stimmen nicht mit Positionen überein

QR-Docs erkennt alle häufigen Fehler automatisch und gibt klare Hinweise zur Korrektur — bevor die Rechnung versendet wird.

XRechnung und PEPPOL

PEPPOL ermöglicht die sichere grenzüberschreitende Übermittlung von E-Rechnungen in Europa. Immer mehr öffentliche und private Auftraggeber verlangen die Übermittlung über PEPPOL. QR-Docs unterstützt das PEPPOL-BIS-Format und kann Rechnungen direkt über zertifizierte Access Points senden.

FAQ: XRechnung erstellen

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor, basierend auf der EU-Norm EN 16931. Es handelt sich um eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung, die vollständig maschinenlesbar ist. XRechnung wird für alle Rechnungen an Bundesbehörden, viele Landesbehörden und kommunale Einrichtungen verlangt.

Welche Pflichtfelder hat eine XRechnung?

Eine XRechnung muss mindestens enthalten: Rechnungsnummer (BT-1), Ausstellungsdatum (BT-2), Fälligkeitsdatum (BT-9), Angaben zu Verkäufer und Käufer (Name, Adresse, USt-IdNr.), Rechnungsposition mit Beschreibung und Preis, Steuerbetrag und Gesamtbetrag sowie die Leitweg-ID des Empfängers (bei öffentlichen Stellen). QR-Docs prüft alle Felder automatisch.

Was ist die Leitweg-ID bei XRechnung?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die öffentliche Auftraggeber in Deutschland zur Identifizierung ihrer Rechnungseingangsstellen verwenden. Sie muss bei Rechnungen an Behörden angegeben werden und besteht aus einer Zahlen-/Buchstabenfolge, die der Auftraggeber mitteilt. Für B2B-Rechnungen ohne öffentlichen Auftraggeber ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Wie kann ich eine XRechnung validieren?

QR-Docs validiert XRechnungen automatisch gegen den offiziellen KoSIT-Validator und die Schematron-Regeln. Alternativ können Sie die XML-Datei manuell im Validator des Koordinierungsprojekts E-Rechnung prüfen. Fehler wie fehlende Pflichtfelder oder ungültige Steuercodes werden mit klaren Fehlermeldungen angezeigt.

Wie übermittle ich eine XRechnung über PEPPOL?

PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk für die sichere Übermittlung von E-Rechnungen. Um über PEPPOL zu senden, benötigen Sie einen akkreditierten PEPPOL Access Point. QR-Docs bereitet Ihre XRechnung im PEPPOL-BIS-Format vor und kann sie direkt über integrierte Access Points übermitteln. Alternativ exportieren Sie die Datei und übermitteln sie über Ihren bestehenden Access Point.