E-Rechnung & Digitalisierung

E-Rechnung erstellen — XRechnung & ZUGFeRD einfach gemacht

Die E-Rechnung-Pflicht kommt — und viele KMU sind noch nicht vorbereitet. QR-Docs macht die Umstellung einfach: Sie erstellen rechtskonforme E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, versiegeln sie kryptografisch und archivieren sie GoBD-konform — alles in einer Plattform.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist keine PDF-Datei per E-Mail, sondern eine strukturierte, maschinenlesbare Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einem definierten XML-Format, das von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine vollständig digitale Prozesskette von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Deutschland kennt zwei Hauptformate für die E-Rechnung. XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem für Rechnungen an die öffentliche Hand und über das PEPPOL-Netz verwendet wird. Es enthält keine visuelle Darstellung — nur maschinenlesbare Daten.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: Das PDF/A-Dokument enthält eine eingebettete XML-Datei. Damit ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar. Für KMU, die Rechnungen sowohl an Unternehmen als auch an Software weiterleiten, ist ZUGFeRD oft die bessere Wahl.

Warum QR-Docs für E-Rechnungen?

Pflichtfelder einer E-Rechnung

Die EU-Norm EN 16931 definiert, welche Informationen eine konforme E-Rechnung enthalten muss. Dazu gehören unter anderem: eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger (inklusive USt-IdNr.), Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und -betrag sowie Bankverbindung. QR-Docs prüft automatisch, ob alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt ausgefüllt sind.

FAQ: E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung und warum ist sie Pflicht?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A mit XML). Sie unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung dadurch, dass ihr Inhalt automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann. Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch senden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das hauptsächlich für die öffentliche Verwaltung und PEPPOL-Netz verwendet wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es enthält sowohl eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht als auch eine maschinenlesbare XML-Komponente. Für den B2B-Bereich ist ZUGFeRD oft die bessere Wahl, da es von Menschen und Maschinen gleichermaßen verarbeitet werden kann.
Was ist das PEPPOL-Netz?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein standardisiertes Netzwerk für den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in Europa. Rechnungen, die über PEPPOL übermittelt werden, müssen im XRechnung-Format vorliegen. QR-Docs kann E-Rechnungen für die Übermittlung über PEPPOL vorbereiten.
Wer ist von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?
Ab 2025 sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz auch E-Rechnungen senden. Ab 2028 gilt die Sendepflicht für alle. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und steuerfreie Umsätze.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit QR-Docs?
In QR-Docs wählen Sie das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD), füllen die Pflichtfelder aus und klicken auf Erstellen. QR-Docs validiert die Rechnung automatisch gegen den offiziellen Schematron-Validator, versiegelt sie mit SHA-256 und stellt sie zum Download und Versand bereit. Der gesamte Prozess dauert weniger als zwei Minuten.

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