E-Rechnung & Formate
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der komplette Vergleich 2025
Wenn es um die E-Rechnung-Pflicht geht, stoßen Unternehmer schnell auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Was ist der Unterschied? Welches Format soll man wählen? Und wann gilt welches? Dieser Vergleich gibt Ihnen alle Antworten.
Was sind XRechnung und ZUGFeRD?
Beide Formate sind strukturierte elektronische Rechnungen, die auf der EU-Norm EN 16931 basieren. Die EU verlangt, dass alle E-Rechnungen in der öffentlichen Beschaffung dieser Norm entsprechen. Für den B2B-Bereich wurden in Deutschland zwei praktische Umsetzungen entwickelt.
XRechnung ist der deutsche Standard für die öffentliche Verwaltung. Es handelt sich um eine reine XML-Datei — entweder im UBL-Format (Universal Business Language) oder im CII-Format (Cross Industry Invoice). Die Datei enthält keine visuelle Darstellung und muss mit einem Viewer oder direkt von Buchhaltungssoftware gelesen werden.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein PDF/A-3-Dokument (für Menschen lesbar) mit einer eingebetteten XML-Datei (maschinenlesbar). ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und basiert ebenfalls auf EN 16931.
Technischer Vergleich
- Dateiformat: XRechnung = reine XML-Datei (.xml) | ZUGFeRD = PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML (.pdf)
- Lesbarkeit: XRechnung = nur maschinell (Viewer benötigt) | ZUGFeRD = für Menschen und Maschinen
- Syntaxen: XRechnung = UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | ZUGFeRD = nur UN/CEFACT CII
- Profile: XRechnung = ein Profil (EN16931) | ZUGFeRD = 5 Profile (Minimum, Basic WL, Basic, EN16931, Extended)
- Dateigröße: XRechnung = sehr klein (nur XML) | ZUGFeRD = größer (PDF + XML)
- PEPPOL-Kompatibilität: XRechnung = vollständig kompatibel | ZUGFeRD = eingeschränkt (nur mit Konvertierung)
Anwendungsfälle: Wann welches Format?
Die Wahl des Formats hängt von Ihrer konkreten Situation ab:
Wählen Sie XRechnung, wenn:
- Sie Rechnungen an Bundesbehörden, Landesbehörden oder Kommunen stellen
- Ihr Auftraggeber explizit XRechnung verlangt
- Sie über das PEPPOL-Netz versenden möchten
- Ihr Empfänger über leistungsfähige ERP-Software verfügt
Wählen Sie ZUGFeRD, wenn:
- Sie an andere Unternehmen (B2B) rechnen, die kein XRechnung-System haben
- Sie die Rechnung per E-Mail versenden und der Empfänger sie auch drucken soll
- Sie eine sanftere Einführung in die E-Rechnung anstreben
- Sie auch an Empfänger ohne E-Rechnung-System rechnen
Vor- und Nachteile im Überblick
XRechnung Vorteile: Kleine Dateigröße, PEPPOL-nativ, perfekte Maschinenverarbeitung, Standard für öffentliche Hand.
XRechnung Nachteile: Nicht für Menschen lesbar ohne Viewer, erfordert beim Empfänger ein XRechnung-fähiges System, komplexeres Setup.
ZUGFeRD Vorteile: Für Menschen lesbar wie normales PDF, kein Spezial-Viewer nötig, einfacherer Übergang, gut für E-Mail-Versand.
ZUGFeRD Nachteile: Größere Dateien, eingeschränkte PEPPOL-Kompatibilität, komplexere Profilwahl.
Die Frage der EN-16931-Konformität
Für die gesetzliche E-Rechnung-Pflicht ab 2025/2027 muss die Rechnung mindestens im EN-16931-Profil vorliegen. Bei XRechnung ist das automatisch der Fall. Bei ZUGFeRD müssen Sie das Profil EN16931 (oder Extended) wählen — das Minimum- oder Basic WL-Profil reicht nicht für die gesetzliche Pflicht.
QR-Docs wählt bei ZUGFeRD automatisch das richtige Profil und validiert jede Rechnung vor dem Export. Das verhindert teure Fehler.
QR-Docs unterstützt beide Formate
Mit QR-Docs müssen Sie sich nicht dauerhaft für ein Format entscheiden. Sie können für jeden Kunden das passende Format wählen: XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für B2B-Kunden. QR-Docs validiert automatisch, versiegelt mit SHA-256 und archiviert GoBD-konform — unabhängig vom Format.