KI & Automatisierung

VERA KI-Assistent: Wie künstliche Intelligenz den KMU-Alltag vereinfacht

Künstliche Intelligenz klingt nach Großkonzern und Millionenbudget. VERA, der KI-Assistent von QR-Docs, beweist das Gegenteil: Schon ab 9 €/Monat hat jeder KMU-Inhaber einen virtuellen Büroassistenten, der Rechnungen vorausfüllt, Mahnungen schreibt, HR-Vorlagen erstellt und strategische Fragen beantwortet.

Was ist VERA?

VERA steht für Virtual Enterprise Routine Assistant. Es ist ein KI-Assistent, der direkt in die QR-Docs-Plattform integriert ist. Anders als allgemeine KI-Chatbots kennt VERA den Kontext Ihres Unternehmens: Ihre Kunden, Ihre Vorlagen, Ihre bisherigen Dokumente, Ihre Branche und Ihre Präferenzen.

VERA ist kein separates Tool und kein teurer Zusatzdienst — er ist Teil der QR-Docs-Plattform. Wann immer Sie ein Dokument erstellen, eine Frage haben oder eine Aufgabe automatisieren möchten, ist VERA direkt per Chat oder Sprachbefehl erreichbar.

Was VERA kann — die wichtigsten Funktionen

1. Rechnungen vorausfüllen und prüfen

Sie sagen VERA: “Erstelle eine Rechnung für Müller GmbH über die letzten Projektarbeiten.” VERA lädt die Kundendaten aus dem System, wählt die passende Vorlage, befüllt die Pflichtfelder und schlägt Leistungspositionen basierend auf früheren Rechnungen vor. Sie prüfen kurz, bestätigen — und die Rechnung ist fertig und versiegelt.

Für E-Rechnungen prüft VERA automatisch alle Pflichtfelder nach EN 16931. Wenn etwas fehlt, erklärt VERA, was fehlt und warum — nicht mit Fehlercodes, sondern in verständlichem Deutsch.

2. Mahnungen automatisch generieren

Offene Forderungen verursachen Stress. VERA überwacht alle offenen Rechnungen und erinnert Sie rechtzeitig an überfällige Zahlungen. Auf Wunsch erstellt VERA eine erste, zweite oder dritte Mahnung — angepasst an Ihren gewünschten Ton (freundlich, bestimmt oder formal). Die Mahnung wird direkt in QR-Docs gespeichert und kann per E-Mail versendet werden.

3. HR-Vorlagen erstellen

Arbeitszeugnisse, Abmahnungen, Arbeitsverträge, Änderungsverträge — VERA erstellt HR-Dokumente auf Basis gesetzlicher Anforderungen und Ihrer Präferenzen. Sie geben die wesentlichen Daten ein (Mitarbeitername, Beschäftigungszeitraum, Tätigkeit), und VERA erstellt einen vollständigen Entwurf, den Sie nur noch freigeben müssen.

Arbeitszeugnisse werden anschließend automatisch mit SHA-256 versiegelt — fälschungssicher und sofort für externe Verifikation durch neue Arbeitgeber freigegeben.

4. Strategische Unterstützung

VERA kennt Ihre Kennzahlen: Umsatz pro Monat, offene Forderungen, häufigste Kunden, durchschnittliche Zahlungsziele. Auf dieser Basis beantwortet VERA Fragen wie: “Welcher Kunde hat die längsten Zahlungsziele?” oder “Wie hat sich unser Umsatz im Vergleich zum Vorjahresquartal entwickelt?” Das spart den Gang zum Steuerberater für einfache Auswertungen.

Praxisbeispiele: VERA im Einsatz

Handwerkerin Sandra K.: “Ich nutze VERA, um nach jeder Wartung das Protokoll diktieren zu können. VERA füllt die Vorlage aus, ich schaue kurz drüber und klicke auf Speichern. Was früher 20 Minuten Papierkram war, geht jetzt in 3 Minuten.”

Steuerberater Thomas M.: “Ich nutze VERA, um für Mandanten schnell Auswertungen zu erstellen. VERA kennt die Daten in QR-Docs und kann in Sekunden eine Übersicht der letzten 12 Monate liefern — das ist Gold wert bei Beratungsgesprächen.”

Online-Händlerin Nina R.: “VERA erinnert mich automatisch, wenn Rechnungen überfällig sind, und schreibt die erste Mahnung. Das ist unangenehm — aber VERA macht es sachlich und professionell. Seitdem hole ich viel mehr Geld ein.”

Zeitersparnis und Kosten

QR-Docs-Nutzer berichten im Schnitt von 5-8 Stunden Zeitersparnis pro Woche durch VERA. Bei einem unterstellten Stundensatz von 40 € entspricht das monatlich 800-1.280 € gesparter Arbeitszeit — bei Kosten von 9-29 €/Monat für QR-Docs. Der ROI ist eindeutig.

Alle VERA-Funktionen sind in den QR-Docs-Plänen enthalten — es gibt keine separaten KI-Gebühren, kein Token-Modell, keine überraschenden Zusatzkosten. VERA ist so oft verfügbar, wie Sie ihn brauchen.