Dokumentensicherheit & Recht

Digitale Unterschrift vs. SHA-256 Versiegelung: Was ist besser für Ihr Unternehmen?

Wenn es um die Absicherung digitaler Dokumente geht, kursieren zwei Begriffe besonders häufig: digitale Unterschrift und SHA-256-Versiegelung. Beide bieten Schutz — aber auf unterschiedliche Weise und für unterschiedliche Zwecke. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift (auch: elektronische Signatur) bestätigt die Identität des Unterzeichners. Sie basiert auf einem Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird und die Identität des Nutzers bestätigt. Bei der Unterzeichnung wird ein kryptografischer Schlüssel genutzt, um eine einmalige Signatur zu erzeugen, die mit dem Dokument verknüpft ist.

Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur: einfache elektronische Signatur (einfachste Form), fortgeschrittene elektronische Signatur (FES, z.B. DocuSign) und qualifizierte elektronische Signatur (QES, rechtlich gleichwertig mit handschriftlicher Unterschrift).

Was ist eine SHA-256-Versiegelung?

Eine SHA-256-Versiegelung bestätigt nicht die Identität eines Unterzeichners, sondern die Integrität des Dokuments. Sie beantwortet die Frage: “Hat sich dieses Dokument seit seiner Erstellung verändert?” Der kryptografische Hashwert ist ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck des Dokumentinhalts.

Eine Versiegelung erfordert kein Zertifikat und keine Identitätsverifikation. Sie ist einfacher einzusetzen, günstiger und für viele Anwendungsfälle im Unternehmensalltag ausreichend — insbesondere für die GoBD-konforme Archivierung.

Der entscheidende Unterschied

• Digitale Unterschrift beantwortet: Wer hat das Dokument unterzeichnet? Stimmt die Identität des Unterzeichners? Wurde es nach der Unterzeichnung verändert?
• SHA-256-Versiegelung beantwortet: Ist der Inhalt des Dokuments seit der Versiegelung unverändert geblieben?
• Kombination: Für maximale Sicherheit lassen sich beide kombinieren — Identitätsbestätigung durch Signatur und Integritätsnachweis durch SHA-256.

Rechtliche Anerkennung im Vergleich

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist nach eIDAS rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift. Sie wird für Verträge, die eine Schriftformerfordernis haben, oft verlangt — z.B. bestimmte Arbeitsverträge oder notarielle Urkunden.

SHA-256-Hashwerte werden von deutschen Gerichten als Beweismittel für die Dokumentenintegrität anerkannt. Für die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit ist ein SHA-256-Hash ausreichend. Für die Identitätsbestätigung ist eine Signatur notwendig.

Kosten im Vergleich

• Einfache E-Signatur: DocuSign, Adobe Sign etc. ab ca. 10 €/Monat, aber oft pro Dokument abgerechnet. Für hohe Volumina teuer.
• Qualifizierte E-Signatur (QES): Erfordert ein Zertifikat von einer Trust Service Provider, typischerweise ab 50-100 €/Jahr pro Person. Jede Signatur kostet zusätzlich.
• SHA-256-Versiegelung mit QR-Docs: Ab 9 €/Monat für unlimitierte Versiegelungen. Keine Kosten pro Dokument, keine Zertifikate erforderlich.

Wann brauchen Sie was?

Digitale Signatur ist notwendig für: Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis, Verträge, bei denen die Identität des Unterzeichners rechtlich bindend sein muss, Gerichtsunterlagen und notarielle Urkunden.

SHA-256-Versiegelung ist ausreichend für: GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen und Belegen, Protokolle (Wartung, Abnahme, Besprechung), Arbeitszeugnisse und Zertifikate (als Echtheitsbeweis), alle Dokumente, bei denen die Integrität des Inhalts im Vordergrund steht.

QR-Docs — SHA-256 als Grundlage, Signatur als Ergänzung

QR-Docs setzt auf SHA-256-Versiegelung als Basisschutz für alle Dokumente. Das ist für die meisten Anwendungsfälle im KMU-Alltag ausreichend und deutlich kostengünstiger als qualifizierte Signaturen für jedes Dokument.

Für Dokumente, die eine Signatur benötigen, kann QR-Docs die Signaturfunktion integrieren. Beide Sicherheitsmaßnahmen ergänzen sich: Die Signatur bestätigt die Identität, die SHA-256-Versiegelung bestätigt die Unveränderbarkeit.